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会议活动策划执行的几个要点!

作者:admin 发布日期:2020/9/3 关注次数: 二维码分享

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动,大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

近年来,随着国家的繁荣和对文化形象的重视,会议活动也越发频繁。那么,如何做好一场会议活动呢?

活动就是一部没有剧本的电影,出错了,无法重头再来。你无法预测活动上会出现哪种变故,但是可以事先做好计划,以便应对这些突发情况。


1.活动方案

活动策划涉及到的三大核心问题:

■ 活动目的

在做方案前,需要对传播主体有一个精准的分析。因此策划活动前,一定要对企业形象现状进行诊断,从而为选择的活动目标和方法提供依据。

■ 活动主题

活动主题是对活动内容的高度概括,对整个活动起着指导作用。主题设计得是否精彩、恰当,对公众活动成效影响极大。这个被精炼出的主题具有唯一性、相关性和易于传播性,能轻而易举地将活动推向高潮,且任凭时光流逝,依旧鲜活如初。

■ 活动对象

即对目标受众进行分析和定位。活动是对不同的目标客户展开的,因此只有确定了目标客户,才能制定有效的活动方案。经济条件、生活习惯、价值观念、利益要求等的差异都会使目标客户群体呈现不同的特点。

方案需要包括:会议名称、时间、地点、模拟、主要内容、议程、拟出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。

2.预算控制


我们都知道,一场活动的预算、资源、时间、目标等都是有明确限制的。因此先确定预算,再制定计划其实是相对稳妥的办法。

确定必需成本、来宾交通及接待、场地费用和搭建、资料礼品的准备,纳入非必需成本、表演和娱乐、主持人等。

3.报备方案

根据国家大型活动实行申报备案制,举办大型活动前,承办单位(或具体执行单位)须提前20天向当地公安机关及消防部门申报;申报同意后,由承办单位(或具体执行单位)向当地安监部门备案,同时由安监部门负责通报有关部门和单位。


报备方案中需注意以下两个问题:

■ 安排会场警卫和交通疏导

通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议,由于到会车辆较多,要安排交警在会场附近进行交通疏导。

■ 电力保障

会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

4.媒体公关

在邀请媒体的时候,需要事先清楚对方需求。是不是需要提供专用的设备车停放处、需要可以铺设电缆的地方、媒体设备的接口是哪种等这些问题,如果需要私下采访,需要备好房间供其使用。

5预订会场

会议时间确定之后,要立刻与会议场所联系沟通,预定会议室,并安排做好先期工作。同时需要预定会议期间参会人员的用餐及住宿。

6会议邀请

按照会议时间要求,落实登记与会人员,必要的进行电话核查、督促,统计汇总并向有关领导报告后向与会人员发出邀请。

会议邀请一般由会议的承办单位负责起草,然后有关部门和领导审核签批。通知包括:会议名称、主送单位、主要内容、报道时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。要及时准确下发会议通知,使参会人员有充裕时间做好准备,避免重发、错发、漏发。

7人员安排及资料准备

项目组一般包括:项目组长、策划、执行、设计、摄影摄像、礼仪、速记、同传等人员。在选择小组成员的时候,需明确小组成员工作职责,做到专人专项,从而提高工作效率。

需要设定会议目标与细致的会议议程。作为会议的组织者,要对此次会议的目标和意义做出清晰的判断。根据需要实现的目标,对会议的节奏进行拆分,按照合理的逻辑去规划每一阶段的议题。同时需要根据议程,对资料进行收集整理。包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等证件的制作,需根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安排的原则设计制作。

8会场布置


要从会议性质、领导及嘉宾人数、主席台大小及方便领导入席等方面综合考虑,布置背景板、易拉宝等活动物料。

■ 编制座区图,摆放座签

根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次,座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

■ 检查音响和灯光

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。

■ 会议用车

大型会议活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。

9活动总结

活动结束后需要对这次活动进行总结归纳从而向客户或领导汇报。对于活动执行过程中,需将出现的问题汇总并寻找出现问题的原因,避免下次类似的问题再次发生。

活动并不是一项单一的工作,而是一个有计划的,以创造性的方法解决复杂具体问题的过程。但是所有这些过程都需要一个强有力的执行,否则之前所做的一切努力都是竹篮打水一场空。



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